Politica de confidențialitate

1. Operatorul de date

USQUE Diamonds SRL, cu sediul în București, România, CUI {CUI}, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. {J}, este operatorul care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Ne puteți contacta pentru orice chestiune privind datele la contact@usquediamonds.ro, la +40 773 958 106 sau în scris, la sediu.

2. Ce categorii de date prelucrăm

• Date de identificare și de contact: nume, prenume, e-mail, telefon, adresă de livrare și de facturare.
• Date despre cazul memorial: tipul materialului memorial (uman sau animal de companie), numele persoanei sau al animalului comemorat, dacă alegeți să ni-l comunicați, și textul gravurii.
• Date despre comandă: produsul configurat și opțiunile alese, valoarea estimativă și cea finală, documentele și evenimentele din Dosarul de Trasabilitate.
• Date de plată: suma, data, metoda și statusul plății. Datele complete ale cardului sunt prelucrate exclusiv de procesatorul de plăți; USQUE nu le vede și nu le stochează.
• Date de facturare: cele impuse de legislația fiscală.
• Date de cont: e-mailul, parola păstrată sub formă criptată ireversibil și istoricul autentificărilor în Portalul Client.
• Date tehnice: adresa IP, tipul dispozitivului și al navigatorului, jurnalele de acces și cookie-urile.

Nu efectuăm analize genetice asupra materialului memorial și nu prelucrăm date genetice.

3. Scopuri și temeiuri legale

4. Cui transmitem datele

• Furnizorii implicați în realizarea produsului — laborator, producător, atelier, logistică — primesc strict datele necesare etapei pe care o execută.
• Procesatorul de plăți, pentru încasarea online.
• ANAF, prin sistemul e-Factura, în temeiul obligației legale.
• Furnizorul de găzduire și de servicii informatice, în calitate de împuternicit, pe bază de contract de prelucrare.
• Furnizorul de servicii de e-mail și SMS, pentru notificări.
• Consultanți contabili și juridici, precum și autorități publice, la cererea legală a acestora.

Nu vindem datele dumneavoastră și nu le punem la dispoziția terților în scop publicitar.

5. Cât timp păstrăm datele

• Solicitare fără urmare (lead respins sau necalificat): 12 luni de la ultima interacțiune.
• Date de client și de comandă: pe durata contractului plus 3 ani.
• Facturi și documente contabile: 10 ani, conform legii contabilității.
• Dosarul de Trasabilitate și Certificatul de Trasabilitate: 10 ani, pentru a putea confirma autenticitatea produsului. Certificatele anulate rămân în registru, marcate ca anulate.
• Jurnalul de audit: 5 ani.
• Contul din Portalul Client: cât timp este activ. După dezactivare păstrăm doar datele necesare evidențelor legale.
• Cookie-uri: duratele din Politica de cookie-uri.

La expirarea termenelor, datele se șterg sau se anonimizează ireversibil.

6. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de portabilitate și de opoziție, precum și dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare. Nu luăm decizii automate cu efect semnificativ asupra dumneavoastră și nu creăm profiluri.

Cum le exercitați:

• Trimiteți o cerere la contact@usquediamonds.ro sau în scris, la sediu.
• Vă răspundem în cel mult 30 de zile, termen care poate fi prelungit cu maximum 60 de zile în cazuri complexe, situație în care vă informăm.
• Vă putem cere informații suplimentare pentru a ne asigura că cererea vine din partea dumneavoastră.
• Exercitarea drepturilor este gratuită.

Limite: nu putem șterge datele pe care legea ne obligă să le păstrăm, cum sunt facturile și evidențele contabile, și nici informațiile care susțin autenticitatea unui certificat deja emis. În platformă, anularea este o operațiune logică: istoricul rămâne marcat ca anulat, iar ștergerea efectivă are loc la expirarea termenelor de la punctul 5.

7. Transferuri în afara Uniunii Europene

Găzduirea platformei și prelucrarea datelor au loc în Uniunea Europeană. Dacă un împuternicit prelucrează date în afara Spațiului Economic European — de exemplu procesatorul de plăți —, transferul se face numai în temeiul unei decizii de adecvare a Comisiei Europene sau al clauzelor contractuale standard, cu garanții suplimentare.

Lista actualizată a împuterniciților și a țărilor implicate se comunică la cerere, la contact@usquediamonds.ro.

8. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice proporționale: criptarea datelor în tranzit și la stocare, autentificare multifactor pentru conturile administrative, jurnalizarea acțiunilor critice, copii de siguranță periodice cu procedură de restaurare testată, medii separate de dezvoltare, testare și producție, gestionarea securizată a secretelor, scanare periodică de vulnerabilități și procedură de notificare a incidentelor cu termen definit.

Vă recomandăm să nu comunicați nimănui parola contului dumneavoastră din Portalul Client.

9. Minori

Serviciile USQUE se adresează exclusiv persoanelor majore. Nu colectăm cu bună știință date ale persoanelor sub 18 ani. Dacă aflăm că am primit astfel de date, le ștergem fără întârziere.

10. Cookie-uri

Folosim cookie-uri strict necesare funcționării platformei și, numai cu acordul dumneavoastră, cookie-uri funcționale și de analiză. Niciun modul de analiză nu se încarcă înainte de alegerea dumneavoastră.

Categoriile, duratele și temeiurile sunt descrise pe larg în Politica de cookie-uri, iar alegerea o puteți schimba oricând din butonul „Setări cookie-uri”.

11. Modificări ale politicii

Actualizăm documentul ori de câte ori este necesar. Fiecare versiune poartă un număr și o dată. La modificări substanțiale, anunțăm prin e-mail clienții cu cont activ și afișăm o notă vizibilă pe pagină timp de 30 de zile.

12. Contact și reclamații

Pentru orice nemulțumire, scrieți-ne întâi la contact@usquediamonds.ro; ne străduim să răspundem în cel mult 30 de zile.

Aveți dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, București, www.dataprotection.ro.